Utrata klienta, niezgodność w dokumentach lub informacja, która wydostała się poza firmę, mogą wzbudzić podejrzenia wobec pracownika. Każde z tych zdarzeń wymaga jednak wyjaśnienia. Błąd w procedurze, niejasny podział odpowiedzialności i celowe nadużycie to różne sytuacje.

Określenie „weryfikacja lojalności pracowników” jest szerokie. W praktyce lepiej zacząć od konkretnego pytania o zdarzenie niż od próby oceniania całej osoby. Dzięki temu łatwiej ustalić zakres sprawdzenia i uniknąć pochopnych oskarżeń.

Opisz problem tak, aby można go było sprawdzić

Zamiast zdania „pracownik działa przeciwko firmie” zapisz, co dokładnie wzbudziło wątpliwość. Przykładowo: w dwóch zestawieniach dotyczących tej samej dostawy znajdują się różne ilości. Taki opis pozwala szukać przyczyny, zanim wskaże się odpowiedzialną osobę.

• Jakiego zdarzenia dotyczy podejrzenie?
• Kiedy je zauważono i kto je zgłosił?
• Jaki dokument lub inny materiał potwierdza rozbieżność?
• Kto miał służbowy dostęp do informacji lub procesu?
• Jakie inne wyjaśnienia należy uwzględnić?

Nie zapisuj przypuszczeń tak, jakby były ustaleniami. „Klient otrzymał ofertę konkurencji” nie oznacza jeszcze, że pracownik przekazał konkurencji dane.

Uporządkuj dokumentację dostępną uprawnionym osobom

W zależności od problemu punktem wyjścia mogą być umowy, zamówienia, dokumenty magazynowe lub historia zmian w firmowym systemie. Analiza powinna odbywać się w granicach uprawnień oraz zasad obowiązujących w organizacji.

Zachowaj informację o źródle dokumentu i dacie jego pozyskania. Nie nadpisuj plików źródłowych własnymi dopiskami. Gdy dokumentacja zawiera dane niezwiązane ze sprawą, ogranicz ich udostępnianie. Przesłanie pełnego archiwum korespondencji wszystkim zaangażowanym osobom zwykle nie pomaga w ustaleniu istotnych faktów.

Sprawdź proces, zanim ocenisz człowieka

Warto ustalić, czy pracownicy mieli jasne instrukcje, czy dostęp do zasobów był prawidłowo przydzielony i czy różnice nie wynikają z błędów ewidencji. Jeśli wiele osób korzysta z jednego konta, przypisanie czynności konkretnej osobie może być trudniejsze, niż wynikałoby z samego zapisu w systemie.

Taka weryfikacja może doprowadzić do poprawy procedury bez potrzeby dalszego badania zachowania pracownika. Jeżeli nadal pozostają konkretne niewyjaśnione zdarzenia, łatwiej wtedy określić, jakich ustaleń brakuje.

Ustal granice kontroli i dostępu do informacji

Interes firmy nie znosi prywatności osób zatrudnionych. Nie należy automatycznie sięgać po prywatne konta, ukryte nagrania dźwięku czy nieograniczone zbieranie danych. Zakres działań warto omówić z osobą odpowiedzialną za ochronę danych oraz prawnikiem znającym prawo pracy.

UODO wskazuje, że przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy nie stanowią podstawy do nagrywania dźwięku. Wyjaśnienie znajduje się w odpowiedzi UODO dotyczącej monitoringu pracowniczego. To istotne rozróżnienie, gdy proponowanym rozwiązaniem problemu ma być kamera z mikrofonem.

Gdy problem dotyczy poufności rozmów

Jeżeli poza firmę trafiają informacje z zamkniętych spotkań, warto rozważyć różne możliwe źródła ich ujawnienia. Dostęp do kont, obieg dokumentów i przekazanie informacji przez uczestnika spotkania wymagają innego sprawdzenia niż podejrzenie ukrytego urządzenia.

Jeśli okoliczności wskazują na potrzebę kontroli pomieszczenia, zapoznaj się z opisem wykrywania podsłuchów w biurze. Sam fakt wycieku nie jest dowodem, że w sali znajduje się mikrofon.

Co przygotować do konsultacji z detektywem?

Przekaż opis zdarzenia, jego ramy czasowe i informację o dostępnej dokumentacji. Pomocna będzie lista pytań, na które nie udało się odpowiedzieć wewnątrz firmy. Więcej wskazówek znajdziesz w poradniku przygotowania do pierwszej rozmowy z detektywem.

Jeżeli sprawa obejmuje kilka miejscowości, trzeba ustalić, kto odpowiada za kontakt i przekazanie materiałów. Omawiamy to w tekście o współpracy biur przy sprawach prowadzonych w kilku miastach. Informacje o działalności biura z Katowic znajdziesz także na stronie Incognito Detektyw.

Zakres spraw biznesowych przedstawia strona naszego biura detektywistycznego w Bielsku-Białej. Celem konsultacji powinno być ustalenie faktów potrzebnych do dalszej decyzji. Ocena skutków pracowniczych lub prawnych wymaga osobnego rozważenia konkretnej sytuacji.